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上海体育学院财务报销细则
 

上体院财字〔20195

 

上海体育学院财务报销细则

 

第一章 总则

第一条 为规范经费支出,根据《事业单位财务规则》(财政部令第68号)、《事业单位会计准则》(财政部令第72号)等规定,结合实际情况,制定本细则。

第二条 本办法适用于学校各项经费,包括部门年度预算、专项经费、科研经费以及自筹经费等。

第三条 各项经费均须纳入学校预算管理,在年度批复的预算额度或规定的范围内开支;涉及预算调整及追加经费的按照相关规定审批。

第四条 会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理,并向相关负责人报告;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。任何人员不得以任何方式授意、指使、强令会计人员放松报销标准,或伪造、变造会计凭证、会计账簿和其他会计资料。

第二章 支出规范

第五条  使用财政性经费的,应通过银行转账或者公务卡支付,原则上不使用现金结算。

第六条  使用财政性资金购买飞机票的,应通过政府采购公务机票网站公务卡支付或代理商银行转账支付。

第七条 购买打印纸、硒鼓、印刷服务等属于集中采购目录业务的,应按规定由采购部门集中采购。限额以上的货物服务工程采购应按照政府采购规定流程办理。

第八条  经费负责人应认真履行经费支出审批职责,负责人如有调整,应出具授权书,经部门负责人签字后,由财务处进行调整。

第九条  以下支出不予报销:虚构经济业务或通过非法手段取得的票据;连号出租车车票;发票内容和开票单位经营范围不符的发票;娱乐、烟酒、消费卡、礼品、充值类等发票。

第三章 报销前准备

第十条  办理报销前需准备以下材料:

(一)报销单。按照业务类别准备《科研课题预报销单》、《零星报销单》、《差旅费报销单》、《合同分次支付记录单》、《上海体育学院大额资金支付审批单》(5万及以上业务)等;涉及劳务费的报销单通过薪资平台制单并提交后打印。

报销单应由经办人、项目负责人或部门负责人签字,签字人至少为两人。经办人与项目负责人为同一人的,还应由部门负责人签字,审批权限按照学校规定执行。

(二)原始票据

1、原始票据,分为外来原始票据和自制原始票据。其中外来原始票据包括财政部门和税务部门统一监制的票据,票据上方分别应印有“财政局监制”或“税务局监制”的票据监制章。

外来原始票据抬头(付款单位名称)应填写“上海体育学院”,票面应盖有收款单位的发票专用章;对于抬头填写错误的发票,应退回原开票单位重新开具。

原始票据要求真实、合法、完整,须经办人签字,不能使用圆珠笔、铅笔签名。

2、电子发票不能重复报销;持增值税专用发票报销时,应同时提供发票抵扣联。

3、自制原始票据包括采购验收单、固定资产验收单、其他各类签收单及入账清单等,原则上均应由经办人及项目负责人签字确认。

(三)附件材料

1、单次支付200元及以上金额的日用品、500元及以上金额的办公用品、电脑配件、材料、设备维修等须附销售单位的购买清单(小票);单张200元及以上金额的市内交通费发票须注明事由;使用借记卡或公务卡交易,需提供交易记录。

2、单笔大于3万元(含3万)的支付业务须附合同,合同主体一方应为上海体育学院(个人出版合同除外)。

3、单价1000元以上的办公设备、1500元以上的专用设备,应先至资产处进行固定资产登记后,持报销单据和固定资产入账登记联到财务处报销。

购买图书单张或单次发票大于等于1000元的,应先到图书馆登记固定资产并持固定资产登记单方可报销。

(四)票据遗失的处理

1、如遗失原始发票,应由原开票单位复印发票存根联,并加盖财务专用章或发票专用章,经部门、财务处负责人、分管院领导批准,方能代作原始凭证。

2、遗失出差飞机票、火车票等票据,可到公务机票网站打印机票行程单作为报销凭证;网购火车票可以打印订单明细,写明丢失原因、火车车次、本人身份证号等重要信息,经经办人、所在部门负责人签名盖章批准后方可报销。

第四章  暂借款办理

第十一条  借款人应为本校在编在岗职工,退休人员、学生以及校外人员原则上不可作为借款人办理暂借款业务。

第十二条  借款人、经费负责人须填写“暂借款凭单”,小于5000元的,由财务处会计核算负责人审核;大于5000元(含5000元)、小于5万元的,由财务处副处长审批;5万元及以上的,由财务处处长审批;大于10万元(含10万)、小于30万元的由分管院领导审批,大于30万元(含30万)应由分管院领导及院长共同审批。

第十三条  借款与冲销原则上应同项目同事由,专款专用;一般不允许部门暂借备用金;应由公务卡支付的业务原则上不办理暂借款。

第十四条  借款人应在60天内完成冲账手续,当年借款原则上在年底结账前完成冲账手续;教职工离校前,必须结清所有借款。

第十五条  对有一年以上借款的,无特殊原因,不再受理其新的借款及经费报销业务。

第五章  报销期限和结算方式

第十六条  当年各类费用应在次年331日前报销完毕。

第十七条  报销的结算方式包括个人转卡、银行汇款。

第六章 专项费用报销

第十八条  差旅费

(一)所需报销材料

1、《出差审批单》或《干部请假单》。在寒暑假、国定节假日、双休日期间赴外地出差的,可不提供“出差审批单”及“干部请假单”。

2、《上海体育学院外埠出差报销单》;

3、原始票据:来回程车票或飞机票、登机牌、刷卡小票,住宿费发票及住宿清单、刷卡小票;参加会议、培训的还应附正式通知。

(二)报销标准及要求

1、差旅费报销标准及要求根据《上海体育学院国内差旅费管理办法(试行)》(上体院财字[2018]4号)执行。

2、未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。

(三)报销注意事项

1、项目负责人应对出差活动的真实性、任务完成情况、费用支出及报销情况进行审核;部门负责人对本部门职工的出差申请进行审批,对不符合规定的出差活动予以制止。

2、出差后应及时报销相关费用,同一次出差发生的城市间交通费、住宿费等所有费用原则上集中一次报销完毕。

3、非本校教职工差旅费管理。在部门预算中支出的,按照国内公务接待相关要求办理,不发放补贴。

第十九条  因公临时出国(境)

(一)所需报销材料

1、《教师因公出国(境)审批表》、《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》,出国前应填报完成。

2、《外埠差旅费报销单》,出差人应完整填写出国团组、日期、起讫地点、费用明细等信息。

3、原始票据。出入境记录复印件、飞机票(行程单)、住宿费票据、城市间交通票、国际会议注册费票据、出国签证防疫保险票据等,各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等,并由经办人签字。

因中转1次以上(不含1次)等特殊原因确需选择非国内航空公司航班,以及因最临近目的地国家(地区)中转需办理过境签证而选择其他邻近中转地的,应当填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》,事先报经国际交流处及财务处审批同意。

4、通过旅行社代办的,除旅行社开具发票外,还应提供行程单、机票、住宿地开具的住宿费用清单等原始凭证,以及与旅行社签订的合同。

(二)报销标准及要求

1、根据财政部、外交部《关于印发<因公临时出国经费管理办法>的通知》(财行[2013]516号)及财政部、外交部《关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》(财行[2017]434号)执行。

2、因公临时出国实行一事一报,不允许分次报销。

3、出国人员在经济合理的前提下优先选择由我国航空公司运营的国际航线;不得以任何理由绕道旅行,或以过境名义变相增加出访国家和时间。

4、未列入出国计划所发生的国外城市间往来费用,不予报销。

5、如对方组织单位统一安排的酒店超出了住宿费标准的,应由组织方出具相关证明文件作为报销依据。

6、出国人员伙食费、公杂费可以按规定的标准发给个人包干使用,外方以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待我代表团组的,出国人员不再领取伙食费和公杂费。

第二十条 国(境)外访学

(一)所需报销材料

1、《教师因公出国(境)审批表》,国(境)外大学邀请函、国外大学收取访学费用票据、出入境记录复印件;

2、飞机票(行程单)、国(境)外租房票据、人事处出具的国(境)外访学说明等,各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等,并由经办人签字。

(二)报销标准和要求

1、出国(境)访学实行一事一报,不允许分次报销。

2、出国(境)人员在经济合理的前提下优先选择由我国航空公司运营的国际航线。

3、访学费用按照上海市教委和学校的有关规定,实行总额控制,在额度内合理使用。

第二十一条  劳务费发放

(一)所需报销材料

劳务费发放必须通过财务系统中的薪资平台发放,列明发放事由和发放标准,经办人打印纸质申请单后,按审批权限签字后提交财务处审核。具体操作步骤参照财务处网站相关操作流程。

(二)报销标准和要求

1、劳务费发放类别和标准根据《上海体育学院劳务费发放管理办法(试行)》(上体院院字[2016]47号)规定执行。上级另有规定的,可另行参照执行。

2、校外人员劳务费原则上通过银行代发,除外籍人员无法办卡、大批量小额发放等特殊情况外,一般不再采取现金发放方式。

3、发放校外人员劳务费的,需在薪资平台填写姓名、身份证号、联系方式、所属单位、银行卡号及所属银行的支行信息等详细信息。为避免信息不全频繁退回,涉及外省市人员的,原则上应提供中国农业银行借记卡。

(三)注意事项

1、除创新团队、激励计划及经学校审核发放的经费外,部门年度预算内不再发放人员劳务费。有特别规定的专项项目和其他财政性经费涉及学生及校外人员劳务费开支的,应在预算额度内按标准发放。

2、除学校设置的奖助勤补项目外,其他向学生发放劳务费均按规定预扣预缴个人所得税;非在读状态或有欠费金额的学生无法发放劳务费。

第二十二条  国内公务接待

(一)所需报销材料

1、公务接待审批表(事前报批)、零星报销单、派出单位公函和接待方案(包括公务活动主题、内容、行程安排、人员名单和会议议程等其他相关材料)、住宿费及餐费原始发票。

2、如对方不能出具“派出单位公函”,由部门、单位负责人在“公务接待审批表”中说明。

(二)标准和要求

1、按照《上海体育学院国内公务接待管理办法(试行)》(上体院党字[2016]23号、上体院院字[2016]35号)规定执行。

2、公务接待实行一事一结,按规定使用公务卡或通过银行转账方式支付。

第二十三条  外事接待

(一)所需报销材料

外事活动申请单(需事前审批),餐费、住宿费等的原始发票,外事礼品出库记录的复印页,《零星报销单》,如涉及工作人员误餐费用,还应提供《上海体育学院领款报销名册》。

(二)接待标准及要求

按照《上海体育学院境外来访接待管理办法》(上体院党字[2016]39号、上体院院字[2016]73号)规定执行。接待经费开支范围主要包括:住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼、工作人员误餐费用等。接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。

第二十四条  培训经费

(一)所需报销材料

《培训经费预算审批表》;《零星报销单》;其他原始票据包括培训通知、实际参训人员签到表,以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等凭证。

(二)培训费开支标准和要求  

1、培训费指学校开展培训直接发生的各项费用支出,包括师资费、住宿费、伙食费、培训场地费、培训资料费、交通费及其他费用,参照《上海市市级机关培训费管理办法》(沪财行[2017]45号)规定执行。

单位:元/人天

培训类别

住宿费

伙食费

场地、资料、交通费

其他费用

合计

三类培训

340

130

50

30

550

上述标准主要是处级及以下人员的培训费开支上限,各项费用涉及两项及两项以上开支内容的,可在所涉及的相关经费标准合计金额内统筹使用。

2、组织培训的工作人员控制在参训人员数量的10%以内,最多不超过10人。培训报到和撤离时间分别不得超过1天。

3、培训住宿不得安排高档套房,不得额外配发洗漱用品;培训用餐不得上高档菜肴,不得提供烟酒;7日以内的培训不得组织调研、考察、参观。

第二十五条  举办会议

(一)所需报销材料

1、《会议经费预算审批表》,《零星报销单》,其他原始票据。

2、会议通知及议程、实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用原始明细单据等凭证。

(二)标准及要求

1、国内会议费开支参照《上海市市级机关会议费管理办法》(沪财行[2017]46号)执行,国际会议参照《在华举办国际会议经费管理办法》(财行[2015]371号)执行。具体标准如下:

单位:元/人天 

类型

住宿费

伙食费

其他费用

合计

国内会议

340

130

80

550

国际会议

600

200

200

1000

2、综合定额中的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。各类会议实行综合定额控制,可在所涉及的各项费用中统筹使用;不安排住宿或就餐的会议,住宿费或伙食费不能在综合定额中调剂使用。

3、外请专家旅费、劳务费(咨询费)、同声传译翻译费、同声传译设备租金不列入综合定额控制,按标准据实报销。

4、开会地点应当优先选择学校内部会议场所。不能够选择内部场所的,应当选择价格低于会议费综合定额标准的招待所、培训中心、会议中心、宾馆等。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

5、除特殊情况报经批准外,国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内,驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%

第七章  其他事项

第二十六条 修缮工程

(一)所需报销材料

11万元以下修缮项目应提供修缮结算清单;1万元以上(含1万元)的应附工程协议或合同;合同分次支付记录单。

2、根据审价报告书办理工程尾款结算,同时提供质保金到账记录、工程竣工计算价确认单等凭证,工程竣工计算价确认单应由审计处、后勤处(基建处)签章确认。

(二)注意事项

1、合同日期、载明的工程时间应与发票时间、其他原始凭证日期相匹配,如有特殊情况的,应附项目负责人、财务负责人签字确认的情况说明。

2、预付款、进度款报销时凭合同、发票、合同分次支付记录单办理。

3、质保期满,经相关部门组织验收后可办理质保金退款或结算。

4、基建工程项目及按基建流程管理的大修项目按照基建财务管理办法执行。

第二十七条 服务及货物验收报销

货物、服务类合同金额达到1万元及以上的,支付尾款报销时应提供采购履约验收单及固定资产验收单(如有),如固定资产验收单金额与合同金额一致,仅需提供固定资产验收单。

批量购买实验室耗材、活动用品等物品的,还需在发票上注明使用用途、放置地点、经办人、验收人、保管人。

第二十八条 工作用餐

工作用餐是指因加班等工作需要,不纳入公务接待管理范围的工作餐。

1、外来联系工作,用餐标准不超过50/人,外来联系工作人员在10人以内的,校内陪餐人数原则上不得超过3人,超过10人的,原则上不得超过接待人数的三分之一。

2、因连续工作、无法离开工作场所造成的工作误餐(如业务工作会议、论证评审会、答辩会等重要会议以及大型活动、安全突发事件等),用餐标准不超过30/人。

3、工作用餐报销时应注明用餐事项、人员及标准,提供食堂结算收据,会议、活动、招生考试还应附相关材料。外来人员只有工作用餐费用的,可不用提供外请审批表,列明事由即可。

第二十九条 学生活动奖品

学生活动奖品应在学生专项经费中支出,奖品单项最高不超过100/人,报销时应附具体活动事项及奖品签收记录。

第八章 关于科研课题经费支出的规定

第三十条 本章节仅适用于外来科研课题经费(包括纵向和横向课题)的支出报销,其他未涉及的事项仍按照学校规定执行。如课题另有规定的,按其规定执行。

第三十一条 国内差旅及因公临时出国

1、自驾车出差的,发生的汽油费、路桥费、停车费,在城市间交通费最低标准内与其他差旅费用一起报销,在外地期间可按80/天计算交通补贴。

2、符合以下条件的,因公临时出国(境)可乘坐公务舱:50周岁及以上的正高级人员,且出国(境)飞行时间单程在6小时及以上。飞行时间请提供相应截图证明。

第三十二条 外请专家

1、外请专家差旅费,可按照标准给予伙食补贴及交通补贴。

2、横向课题中可在预算范围内支出少量招待费,原则上不超过课题费总额的10%,对外请专家可按照150//人的标准安排一次招待费用,陪同人员参照学校公务接待办法执行,在报销时应填报外请专家审批表。

第三十三条 会议费标准

类型

住宿费

伙食费

其他费用

合计

课题业务会议

500

150

100

750

报销时可不附会议预算审批表。

第九章 附则

第三十四条  办理报销所需文件和表格可在财务处网页下载。

第三十五条  本细则未尽事宜,按照相关文件执行。

第三十六条  本细则自印发之日起施行,由财务处负责解释。《上海体育学院财务报销细则(试行)》[上体院财字(20166]同时废止。

   

 

上海体育学院

2019521

 

 

 

 

 

上海体育学院办公室                    2019522日印发

 

 

 

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