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上海体育学院财务报销细则(试行)
 

上海体育学院财务报销细则(试行)

第一章 总则

第一条为规范经费支出管理,提高资金使用效益,根据《会计法》、《预算法》(2014年修正)、《事业单位财务规则》(财政部令第68号)、《事业单位会计准则》(财政部令第72号)、《高等学校财务制度》[财教(2012488]以及《高等学校会计制度》[财会(201330]等规定,结合实际情况,制定本细则。

第二条本办法适用于学院各项经费,包括部门年度预算、专项经费、科研经费以及自筹经费等。

第三条各项经费均须纳入学校预算管理,在年度批复的预算额度或规定的范围内开支。未列入学校年度预算的追加经费按照相关批复进行预算追加。涉及部门预算调整的,须按照《上海体育学院预算管理办法(试行)》和《上海体育学院结余资金管理办法(试行)》的规定进行申请,按规定程序审批。

第四条会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理,并向相关负责人报告;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。任何人员不得以任何方式授意、指使、强令会计人员放松报销标准,或伪造、变造会计凭证、会计账簿和其他会计资料。

第二章 报销准备与支出规范

第五条各部门或个人办理报销前需准备以下材料:

(一)报销单。包括《零星报销单》、《差旅费报销单》、《合同分次支付记录单》等。报销单应由经办人签字、项目负责人或部门负责人审签,签字人应至少为两人。经办人与项目负责人为同一人的,则项目负责人可由部门负责人审签。

单笔报销金额1万元以上(含1万)、10万元以下的还需分管院领导审签,单笔报销金额10万元以上(含10万)、30万元以下的需分管院领导、院长核批,单笔报销金额30万元以上(含30万)的需分管院领导及院长审批,同时还应附上所支出项目的预算批复或院长办公会批复。

(二)证明经济业务发生的原始票据及所需其他材料。

1.  原始票据,分为外来原始票据和自制原始票据。其中外来原始票据包括财政部门统一监制的票据和税务部门统一监制的票据,票据上方分别应印有“财政局监制”或“税务局监制”的票据监制章。

2.  内部往来票据只能作为资金往来证明。

3.  原始票据要求真实、合法、完整。未通过发票真伪查验系统的原始票据不予办理报销。

4.  2012年7月1以后开出的上海市各类发票,均应为机打发票或定额发票,手写发票不予受理

5.  2016年7月1起,除代开增值税发票以及门票、过路(过桥)费发票、定额发票、客运发票和二手车销售统一发票外,地税部门发放的发票无法继续使用,此类发票原则上不予报销。持增值税专用发票报销时,应同时提供发票抵扣联。

6. 外来原始票据抬头(付款单位名称)应填写“上海体育学院”。对于抬头填写错误的发票,应退回原开票单位重新开具。购物原始票据必须详细填写日期、购物品名、规格、型号、数量、单价、金额(大小写金额必须一致),票据内容不能擅自添加、涂改。票面应盖有收款单位的发票专用章。金额涂改、挖补的一律视为废票,不予办理。

单次支付200元及以上金额的日用品、500元及以上金额的办公用品、电脑配件、材料等需附销售单位的购买清单(小票)。使用银行卡或者公务卡交易,需保留刷卡小条作为凭证。如不慎遗失公务卡签购单,需在发票上注明刷卡日期、卡主姓名、卡号及刷卡金额。

7. 原始票据须经办人签字,签字应清晰可辩,不能使用圆珠笔、铅笔签名。

8. 从外部取得的原始发票如有遗失,应由当事人提请原开票单位复印其发票存根联,并加盖财务专用章或发票专用章,经部门、财务处负责人、院长批准,方能代作原始凭证。

若由于个人原因不慎丢失出差飞机票、火车票等票据,公务机票可到公务机票网站打印机票行程单作为报销凭证,网购火车票可以打印订单明细,写明丢失原因、火车车次、本人身份证号等重要信息,经证明人、所在部门负责人签名盖章批准后,方可报销。

复印件代作原始凭证报销的,需经办人写书面承诺不重复报销。

第六条单笔大于3万元(含3万)小于5万元的支付业务,须附相关协议或者购物清单;单笔大于5万元(含5万)的支付业务须附签订的支付合同;基建工程、修缮类支出无论金额大小均须附合同。协议或合同的主体一方应为上海体育学院(个人出版合同除外),加盖上海体育学院合同章及分管院领导签章。合同内容应完整、合理、清晰。根据合同或协议分次支付的应填写“合同分次支付记录单”。

第七条  购买打印纸、硒鼓等采购集中采购目录中的办公消耗用品的,应按学校规定由后勤管理处集中采购。

单价1000元以上的办公设备、1500元以上的专用设备,应先至资产管理处进行固定资产登记后,由经办人持报销单据和固定资产入账登记联到财务处报销。

购买图书单张或单次发票大于等于1000元的,应先到图书馆登记固定资产并持固定资产登记单方可报销。

第八条  使用财政性资金购买飞机票的,应通过政府采购公务机票网站公务卡支付或代理商银行转账支付。

第九条  负责人应认真履行经费支出审批职责并承担相应责任。经费负责人如有调整,应出具由原负责人签字的授权书,经部门负责人签字及盖章后,由财务处进行调整。科研课题及其他特殊项目还应履行上级调整程序、经职能部门批准后方能更改。

第十条  报销支出应当与业务活动具有相关性,不得将无关支出在经费中列支。严禁虚构经济业务或通过非法手段取得的票据套取国家资金。无明细清单的大额书费、打印费、办公用品费等;连号出租车车票;发票内容和开票单位经营范围不符的发票以及娱乐、康体、烟酒、消费卡、礼品、充值类发票等支出不予报销。

第三章 暂借款办理

第十一条借款人应为上海体育学院在编在岗职工,退休人员、学生以及校外人员原则上不可作为借款人办理暂借款业务。

第十二条借款人、经费负责人须填写“暂借款凭单”,大于10万元(含10万)、小于30万元的应由分管院领导审签,大于30万元(含30万)应由分管院领导及院长共同审签。所有暂借款应经财务处负责人签字同意后方可办理。

第十三条暂借款应专款专用,原则上借冲暂借款应同项目同事由,一般不允许部门暂借备用金。应由公务卡支付的业务原则上不能办理暂借款。

第十四条借款人应在规定的期限内及时办理冲账手续。非银行转账暂借款应在借款事由完成后即刻办理冲账手续。其他同城结算的借款,一般应在30天内完成冲账手续;其他异地结算的借款,一般应在60天内完成冲账手续。当年借款一般应在年底结账前完成冲账手续。

第十五条对于原有借款尚未核销的借款人,无特殊原因,不再受理其新的借款业务。

第十六条教职工离校前,必须结清所有借款。

第四章 报销期限和支付方式

第十七条为准确、及时反映学校当年的真实收支情况,当年各类费用需在当年及时报销。无特殊情况的,当年开具的发票应在次年331日前办理报销,过期将不予受理。

第十八条报销的支付方式包括个人转卡、银行汇款和其他支付。

第十九条票据金额或暂借款金额大于1000元(含1000元)的,应通过单位银行转账或者使用银行卡交易,原则上不得使用现金结算。使用财政拨款的经费(编号为A开头),除特殊情况外,应通过银行转账或者公务卡支付,公务卡使用范围参照《上海体育学院公务卡报销须知》。与非个人之间发生的经济往来应通过银行汇款支付。

第五章 专项费用报销

第二十条国内差旅

(一)所需报销材料

1. 《出差审批单》,一般在职人员填写《出差审批单》,中层干部应填写《干部请假单》。在寒暑假、国定节假日、双休日期间赴外地开展科研活动,并使用科研经费报销差旅费的,可不提供“出差审批单”及“干部请假单”。

2. 《外埠差旅费报销单》,出差人应完整填写姓名、部门、职别、同行人、出差事由、日期、起讫地点、费用明细等信息。

3. 原始票据。来回程车票或飞机票、登机牌、刷卡小票,住宿费发票及住宿清单、刷卡小票;参加会议、培训的还应附发票及正式通知。

(二)报销标准及要求

1. 差旅费报销标准根据《上海市市级机关差旅费管理办法》和《上海市市级机关差旅住宿费标准明细表》(沪财行[2016]19号)的规定执行。

2. 未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。

3. 住宿费在《上海市市级机关差旅住宿费标准明细表》规定的标准限额内据实报销,伙食补助费按每人每天100元包干使用市内交通费每人每天80元包干使用。

4. 实际发生住宿而无住宿费发票的,不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费;原则上不报销本市出差住宿费发票,不发放补助。

由接待单位统一安排用餐、交通,且未向接待单位交纳相关费用的,不发放补助费。

5. 受邀参加学术会议、研讨会、评审会、座谈会等,凭邀请方负担住宿费的有效证明,据实报销城市间交通费,按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

与其他单位开展教学科研合作,对方单位提供住宿的,凭合作方提供的有效证明,据实报销城市间交通费,按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

开展野外调研、社会调查、学生实习等工作,住在帐篷、农户、科研基地、学生宿舍和教室等不收取住宿费或不能取得住宿费发票的,由教职工提供住宿情况说明并依据有关凭据,据实报销住宿费、城市间交通费,按规定标准发放伙食补助费和市内交通费。

因特殊情况导致城市间交通费票据不连续或不完整,由当事人对票据不完整的原因信息进行情况说明,经项目、部门负责人审核同意,可按规定据实报销相关费用。

工作人员出差期间,事先经部门领导批准就近回家省亲办事的,其绕道交通费,扣除出差直线单程交通费,多开支的部分由个人自理。绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费和市内交通费。

(三)报销注意事项

1. 项目负责人对出差活动管理负有直接责任,应对出差活动的真实性、任务完成情况、费用支出及报销情况进行全面的审核。部门负责人对出差活动负有管理责任,在出差前对本部门职工的出差申请进行审批,对不符合规定的出差活动予以制止。

2. 坚持一次出差费用一次报销,不允许分次报销。

3. 非本校教职工差旅费管理。在部门预算中支出的,按照国内公务接待相关要求办理,不核发补贴。在外来课题经费中支出的,可在预算额度内、参照文件要求执行。

4. 原课题项目经费中有差旅费、伙食补助等预算内容的,可按照《上海市市级机关差旅费管理办法》报销,没有相应预算内容的,仍按原有课题管理规定报销。

第二十一条因公临时出国(境)

(一)所需报销材料

1. 《教师因公出国(境)审批表》、《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》,出国前应填报完成。

2. 《外埠差旅费报销单》,出差人应完整填写出国团组、日期、起讫地点、费用明细等信息。

3. 原始票据。上级出国任务批件、邀请函、因公护照(包括签证和出入境记录)复印件;与出国日程安排相符的飞机票(行程单、登机牌)、住宿费票据、城市间交通票、国际会议注册费票据、出国签证防疫保险票据等,各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等,并由经办人签字。

因中转1次以上(不含1)等特殊原因确需选择非国内航空公司航班,以及因最临近目的地国家(地区)中转需办理过境签证而选择其他邻近中转地的,应当填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》,事先报经国际交流处及财务处审批同意。

4. 通过旅行社代办的,除旅行社开具发票外,还应提供行程单、机票、住宿地开具的住宿费用清单等原始凭证,以及与旅行社签订的合同。

(二)报销标准及要求

1. 报销标准根据财政部、外交部《关于印发<因公临时出国经费管理办法>的通知》(财行[2013]516号)的规定执行。

2. 因公临时出国实行一事一报,不允许分次报销。

3. 出国人员在经济合理的前提下优先选择由我国航空公司运营的国际航线;不得以任何理由绕道旅行,或以过境名义变相增加出访国家和时间。

4. 未列入出国计划所发生的国外城市间往来费用,不予报销。

5. 如对方组织单位统一安排的酒店超出了住宿费标准的,应由组织方出具相关证明文件作为报销依据。

6. 出国人员伙食费、公杂费可以按规定的标准发给个人包干使用,外方以现金或实物形式提供伙食费和公杂费接待我代表团组的,出国人员不再领取伙食费和公杂费。

7. 出国签证费用、防疫费用、国际会议注册费用等凭有效原始票据据实报销。

第二十二条 国外访学

(一)所需报销材料

《教师因公出国(境)审批表》,国外大学邀请函、国外大学收取访学费用票据、因公护照(包括签证和出入境记录)复印件;与出国日程安排相符的飞机票(行程单、登机牌)、国外租房票据、人事处出具的国外访学说明等,各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等,并由经办人签字。

(二)报销标准和要求

1. 出国访学实行一事一报,不允许分次报销。

2. 出国人员在经济合理的前提下优先选择由我国航空公司运营的国际航线。

3. 访学费用按照上海市教委和学校的有关规定,实行总额控制,在额度内合理使用。

第二十三条劳务费发放  

(一)所需报销材料

1. 劳务费发放必须通过薪资平台发放,发放申请在系统提交审核后,经办人打印纸质申请单,按审批权限签字后提交财务处审核、统一发放。具体操作步骤参照财务处网站“操作系统”下的“薪资平台发放手册”。

2. 增加校外人员统一由各部门财务管理员汇总操作,应录入姓名、身份证号、银行卡号、发卡银行等详细信息。校外人员劳务费代领应附经代领人签字、项目负责人同意的承诺书。

(二)发放标准及要求

1. 劳务费发放类别和标准根据《上海体育学院劳务费发放管理办法(试行)》(上体院院[2016]47号)规定执行。

2. 除处长基金、奖福基金、激励计划及经学校审核发放的经费外,部门年度预算内不再发放人员劳务费。有特别规定的专项项目和其他财政性经费涉及学生及校外人员劳务费开支的,应在预算额度内按标准发放。

3. 当月劳务费单独计税,请综合考虑个人的税收负担。

4. 项目负责人对劳务费开支的真实性、合理性负责,严禁任何冒领、提供虚假信息等违反财经纪律的行为。

5. 科研课题经费中劳务费的发放按照课题预算和相关课题管理办法执行。

6. 向本院在职职工发放劳务费的,一般应由项目、人事处负责人及院领导审批,以下项目除外:

使用科研课题经费发放,金额在1万元以下的,只需项目及人事处负责人审批;

发放本科教学激励计划及保障团队激励计划常规经费,只需部门负责人、人事处审核后提交财务处统一发放。

第二十四条国内公务接待

(一)所需报销材料

1. 公务接待审批表(事前报批)、零星报销单、派出单位公函和接待方案(包括公务活动主题、内容、行程安排、人员名单和会议议程等其他相关材料)、住宿费及餐费原始发票。如对方不能出具“派出单位公函”,由部门、单位负责人在“公务接待审批表”中做出特别说明。

(二)国内公务接待标准和要求

国内公务接待费开支应严格按照《上海体育学院国内公务接待管

理办法(试行)》(上体院党字[2016]23号、上体院院字[2016]35号)规定执行。

1. 住宿安排。严格执行差旅、会议管理的有关规定,省部级以上人员安排套间,限额标准1100/人天;司局级人员安排单间,限额标准600/人天;处级及其他人员两人安排一个标准间,限额标准500/人天。

2. 用餐安排。一般不可安排宴请,原则安排工作客饭或自助餐,日常用餐标准不超过100//天。确因工作需要,接待单位可安排一次工作餐,用餐标准不超过150/人,原则上在学院餐厅安排,需在外安排的,需经接待部门负责人和参加接待校领导批准,不得在私人会所、高消费餐饮场所安排接待活动,不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴,不得提供香烟和高档酒水。

严格控制陪餐人数,接待对象在10人以内的,陪餐人数不得超过3人;超过10人的,陪餐人员不得超过接待对象人数的三分之一。安排工作餐时,随行工作人员可安排客饭或伙食补贴,标准不超过50/人。应严格控制工作人员人数,无关人员不予安排。

3. 公务接待实行一事一结,按规定使用公务卡或通过银行转账方式支付。

4. 禁止在公务接待费中列支应当由接待对象承担的差旅、会议、培训等费用;禁止以举办会议、培训为名列支、转移、隐匿接待费开支;禁止向其他单位、企业、个人转嫁接待费用,以及在非税收入中坐支接待费用;禁止借公务接待名义列支其他支出。

5. 除处长基金、奖福基金以及退休职工、学生、民主党派等活动经费可报销少量食品支出外,其他经费中不予报销食品、餐饮(含客饭)支出。确因工作需要,学校内部安排工作盒饭,参照公务接待标准执行。

第二十五条外事接待

(一)所需报销材料

包括外事活动申请单(需事前审批),餐费、住宿费等的原始发票,外事礼品出库记录的复印页,《零星报销单》,如涉及工作人员误餐费用,还应提供《上海体育学院领款报销名册》。

(二)接待标准及要求

外宾接待费开支应严格按照《上海体育学院境外来访接待管理办法》(上体院党字[2016]39号、上体院院字[2016]73号)规定执行。接待经费开支范围主要包括:住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼、工作人员误餐费用等。接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。

第二十六条培训经费

(一)所需报销材料

1. 《培训经费预算审批表》,开展培训活动前应填报;

2. 《零星报销单》;

3. 讲课费发放还应当在薪资平台系统提交劳务费发放申请单;

4. 其他原始票据。培训通知、实际参训人员签到表以及培训机构出具的原始明细单据、电子结算单等凭证以及其他零星开支。

(二)培训费开支标准和要求  

培训费反映学校开展培训直接发生的各项费用支出,包括住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用,应参照《上海市市级机关培训费管理办法》(沪财行[2014]35号)的规定执行。

培训费综合定额标准表

单位:元/人天

住宿费

伙食费

场地费和讲课费

资料费、交通费和其他费用

合计

180

110

100

60

450

上述标准是培训费开支的上限,各项费用涉及上表中两项及两项以上开支内容的,可在所涉及的相关经费标准合计金额内统筹使用。

2. 组织培训的工作人员控制在参训人员数量的5%以内,最多不超过10人。

从严控制培训时间,培训报到和撤离时间分别不得超过1天。

严禁借培训名义安排公款旅游;严禁借培训名义组织会餐或安排宴请;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁使用培训费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与培训无关的其他费用;严禁在培训费中列支公务接待费、会议费;严禁套取培训费设立“小金库”。

培训住宿不得安排高档套房,不得额外配发洗漱用品;培训用餐不得上高档菜肴,不得提供烟酒;7日以内的培训不得组织调研、考察、参观。

第二十七条国内会议

(一)所需报销材料

1. 《会议经费预算审批表》,应在开会前申报填写;

2. 《零星报销单》;

3. 其他原始票据。会议通知及议程、实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用原始明细单据等凭证。讲课费、小额零星开支以外的会议费用,应当采用银行转账或公务卡方式结算,不得以现金方式支付。

(二)国内会议费开支标准及要求

会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。国内会议费开支应参照《上海市市级机关会议费管理办法》(沪财行[2014]14号)的规定执行。

1. 会议费开支实行分类管理,在标准以内据实报销。

单位:元/人天

住宿费

伙食费

其他费用

合计

240

130

80

450

会议各项费用涉及上表中两项及两项以上开支内容的,可在所涉及的相关经费标准合计金额内统筹使用。

2. 开会地点应当优先选择学校内部会议室、礼堂。不能够选择内部会议室、礼堂的,应当选择价格低于会议费综合定额标准的招待所、培训中心、会议中心、宾馆等。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第二十八条国际会议

1. 举办国际会议应参照《在华举办国际会议经费管理办法》[财行(2015371]规定执行。

2. 除特殊情况报经批准外,国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内,驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%

3. 学校举办国际会议应按国际惯例办事,不得承担额外的义务,要厉行节约、讲求实效,从严控制经费支出,努力做到以会养会。

第二十九条外请专家来沪发生费用的,还应填写《上海体育学院外请专家预算审批表》,在测算金额以内的部分按实报销。

第六章 附则

第三十条办理报销所需文件和表格可在财务处网页下载。

第三十一条本细则未尽事宜,按照相关文件执行。

第三十二条本细则自发布之日起施行,由财务处负责解释。

 

 

                           上海体育学院  

                       2016年11月14日  

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